Krajowy System e-Faktur KSeF w Bilansovo

KSeF już działa. Wystawiaj i odbieraj faktury ustrukturyzowane bez dodatkowych kosztów.

Klienci naszego biura rachunkowego korzystają z dedykowanego programu, który wystawia, wysyła i odbiera faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Formalności bierzemy na siebie.

Sprawdź, jak to działa

Czym jest KSeF i kogo dotyczy?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przesyłania, odbioru i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. To centralna platforma elektronicznego fakturowania, w której każda e-faktura ma jednolitą strukturę (format XML) i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (tzw. numer KSeF).

W praktyce KSeF zastępuje dotychczasowe faktury papierowe oraz zwykłe faktury elektroniczne wysyłane mailem. Nowe zasady ujednolicają proces wystawiania faktur w całym systemie podatkowym i porządkują obieg dokumentów między firmami.

Od kiedy obowiązuje korzystanie z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF wszedł w życie etapowo:

  • 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych firm, których łączna wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
  • 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla większości przedsiębiorców: pozostałych czynnych podatników VAT, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek.
  • 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie najmniejszych podatników (tzw. wykluczonych cyfrowo), jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, a pojedyncza faktura – 450 zł.

Skontaktuj się z nami

Świadczymy usługi na terenie całej Polski. Dla klientów z Warszawy, Lublina i okolic oferujemy również możliwość indywidualnych spotkań, aby omówić szczegóły współpracy.

  • Zadzwoń już dziś i umów się na bezpłatną konsultację

Preferujesz spotkanie online?

  • Spotkajmy się przez ZOOM lub Google Meet w dogodnym dla Ciebie terminie.

Dlaczego warto zadzwonić już dziś:

  • Bezpłatna analiza potrzeb księgowych Twojej firmy
  • Spersonalizowana oferta w ciągu 24 godzin
  • Możliwość rozpoczęcia współpracy od razu
  • Profesjonalne doradztwo bez zobowiązań
  • Bepłatna integracja z KSeF dla klientów Bilansovo

Księgowość funkcjonuje w tle, a nie na pierwszym planie Twojego biznesu – ma Ci pomagać w podejmowaniu decyzji,
a nie stanowić zbędne obciążenie.

    Kogo to dotyczy?

    Obowiązek obejmuje praktycznie wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terytorium kraju, posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce – zarówno czynnych podatników VAT, jak i (w zakresie odbioru) pozostałych przedsiębiorców. Dotyczy wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego innym podatnikiem (B2B).

    Co oferujemy klientom biura w zakresie faktur w KSeF?

    Trzy filary obsługi KSeF w Bilansovo – bez dodatkowych opłat, w cenie standardowej obsługi księgowej.

    • Bezpłatne wystawianie faktur sprzedaży

    Wystawiasz fakturę w dedykowanym programie tak samo prosto, jak dotychczas. System automatycznie nadaje strukturę zgodną z wymogami Ministerstwa Finansów (FA(3), XML) – nie musisz znać żadnych technikaliów ani konfigurować certyfikatów. Faktura jest gotowa do wysyłki jednym kliknięciem.

    • Bezpłatny odbiór faktur zakupowych z KSeF

    Faktury od Twoich dostawców trafiają automatycznie do Twojego konta w programie. Nie musisz logować się do Aplikacji Podatnika KSeF ani sprawdzać systemu ręcznie. Pobieramy dokumenty za Ciebie i widzisz je w jednym miejscu razem z fakturami sprzedaży.

    • Bezpłatne wysyłanie faktur do KSeF

    Po wystawieniu faktury system sam wysyła ją do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF i potwierdzenie. Cały proces zajmuje sekundy i odbywa się w pełni automatycznie. W tym czasie Ty możesz zająć się prowadzeniem firmy.

    Jak to działa krok po kroku?

    1. Otrzymujesz dostęp do programu

    Po podpisaniu umowy z biurem dostajesz login do dedykowanej aplikacji. Bez instalacji, bez licencji, bez podpisu kwalifikowanego po Twojej stronie. Logowanie standardowe lub profilem zaufanym.

    1. Wystawiasz fakturę jak zawsze

    Wpisujesz dane nabywcy, pozycje, kwoty. Program przygotowuje fakturę zgodnie ze strukturą logiczną e-faktury wymaganą przez Ministerstwo Finansów.

    1. Faktura trafia do KSeF

    Jednym kliknięciem wystawiasz fakturę i wysyłasz ją do Krajowego Systemu e-Faktur. Datą wystawienia faktury w obrocie z kontrahentem jest data jej przesłania do KSeF. Otrzymujesz numer KSeF i potwierdzenie zwrotne.

    1. Twoje faktury są w jednym miejscu

    Faktury od kontrahentów pojawiają się automatycznie w Twoim panelu. My zajmujemy się ich księgowaniem. Ty masz pełen wgląd w obieg dokumentów w danym miesiącu.

     

    A co w razie awarii lub braku internetu?

    Program obsługuje tryb offline – możesz wystawić fakturę bez połączenia z siecią, a do KSeF zostanie ona przesłana automatycznie po przywróceniu dostępu, w terminach przewidzianych przepisami.

    Dla kogo jest nasza usługa?

    Z rozwiązania korzystają klienci biura prowadzący różne formy działalności gospodarczej:

    • jednoosobowe działalności gospodarcze,
    • spółki (z o.o., jawne, komandytowe i pozostałe),
    • sklepy internetowe i e-commerce,
    • firmy usługowe (konsultingowe, IT, marketingowe, prawne, projektowe),
    • handel i dystrybucja,
    • wykonawcy startujący w zamówieniach publicznych,
    • przedsiębiorcy, którzy nie wiedzieli, jak zacząć korzystać z KSeF i nie chcieli tego robić samodzielnie.

    Jeśli wystawiasz nawet jedną fakturę B2B miesięcznie i prowadzisz działalność na terytorium kraju – to obowiązek KSeF dotyczy także Ciebie.

    Skontaktuj się z nami

    Krajowy System e-Faktur – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

    Czy KSeF jest już obowiązkowy?

    Tak. Korzystanie z KSeF stało się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla większości przedsiębiorców. Najmniejsi podatnicy zostaną objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Niezależnie od daty obowiązku wystawiania, odbiór faktur w KSeF dotyczy wszystkich już dziś – bo Twoi kontrahenci mogą wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF.

    Brak KSeF oznacza wystawianie faktur niezgodnie z przepisami. Sankcje mogą sięgnąć do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na takiej fakturze. Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy w łagodzeniu sankcji do końca 2026 r., ale sam obowiązek pozostaje w mocy, także ten dotyczący przechowywania faktur i ich udostępniania na żądanie organów podatkowych (przy czym w przypadku faktur ustrukturyzowanych przechowuje je sam KSeF).

    Nie. Klienci Bilansovo otrzymują dostęp do programu bezpłatnie. Nie potrzebujesz osobnej licencji, podpisu kwalifikowanego ani własnego certyfikatu wystawcy. Wszystkie certyfikaty KSeF i uprawnienia konfigurujemy po naszej stronie. Logujesz się standardowo lub profilem zaufanym.

    Tak, bezpłatna aplikacja podatnika KSeF jest udostępniana przez Ministerstwo. Działa jednak osobno od księgowości, wymaga ręcznego logowania i nie integruje się automatycznie z naszą obsługą. Dedykowany program, z którego korzystają klienci naszego biura, łączy wystawianie faktur z księgowaniem w jednym narzędziu.

    Każda faktura wystawiona przez Twojego kontrahenta w KSeF trafia bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów. Program pobiera ją automatycznie (przez API KSeF 2.0) i udostępnia w Twoim panelu wraz z numerem KSeF. Anonimowy dostęp do faktury jest możliwy tylko za pomocą jej numeru i unikalnego linku – system w żaden sposób nie udostępnia Twoich faktur osobom trzecim.

    Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej pozostają poza obowiązkiem KSeF. Dobrowolne wystawianie ich w systemie jest możliwe, ale decyzję podejmuje sprzedawca. Klient otrzymuje wówczas dokument poza systemem (np. z kodem QR).

    W praktyce tak, dla faktur otrzymywanych w KSeF. Skoro każda faktura zakupowa od kontrahenta przychodzi w jednolitym formacie XML z gotowymi danymi, OCR przestaje być potrzebny dla tych dokumentów. To jedna z największych operacyjnych zalet systemu.

    Przepisy przewidują tryb offline. Możesz wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do KSeF w ciągu kolejnych dni roboczych. Program obsługuje ten tryb automatycznie, a fakturę przekazuje się nabywcy z numerem zastępczym do czasu nadania numeru KSeF.

    Tak. Bezpłatne wystawianie, wysyłanie i odbiór faktur w KSeF to element naszej standardowej obsługi księgowej dla klientów Bilansovo. Jeśli rozważasz zmianę biura rachunkowego lub dopiero szukasz obsługi, skontaktuj się z nami.

    W przypadku faktur ustrukturyzowanych obowiązek przechowywania faktur leży po stronie Ministerstwa Finansów. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono, i udostępniane na żądanie organów podatkowych. Nie musisz prowadzić własnego archiwum tych dokumentów.

    KSeF bez kosztów i bez zmartwień? To możliwe w Bilansovo!

    Zostań klientem Biura Rachunkowego Bilansovo i wystawianie faktur w KSeF zostaw nam. Działamy profesjonalnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, terminowo i rzetelnie. Przekonaj się już dziś!

    Skontaktuj się z nami

    513 22 00 33